A formal letter in French needs four things: a form of address that fits the reader (Madame, Monsieur,), a first sentence that says why you're writing (Je vous écris au sujet de…), vous from start to finish, and a closing formula that repeats your opening (Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.). In the exam you can skip addresses, dates and places: they earn nothing and, in the TCF, they eat into a word limit.
Where it matters: TCF Canada tasks 1 and 2 when the reader is a company, a landlord, a manager or an institution, and TEF Canada Section B, which asks for a letter to a newspaper, although the test owner says the letter format itself isn't marked. Below you'll find which tasks need what, the formulas by reader, the register traps, and three annotated model letters (ours) within the official word counts.
- Words, TCF task 1 (message)
- 60–120
- Words, TCF task 2 (article, letter, note)
- 120–150
- Words, TEF Section B (letter to a newspaper)
- 200+
- Points for a formal header (LFA)
- 0
Where letters appear in each exam
| Task | What the test owner asks for | Letter? | Register |
|---|---|---|---|
| TCF task 1 (60–120 words) | A message to describe, recount or explain, to readers whose status the prompt gives | A message or email | Formal or informal: it depends on the reader |
| TCF task 2 (120–150 words) | An article, letter or note to several readers, recounting an experience with opinions, for a goal (to claim, to reconcile…) | Often a courrier | Usually formal or semi-formal |
| TCF task 3 (120–180 words) | A text for a newspaper, a website, a colleague or a manager, comparing two views and giving yours | Rarely | Formal, neutral |
| TEF Section A (80+ words, 25 min) | Continue a newspaper story (fait divers) | No: it's an article | Journalistic, third person |
| TEF Section B (200+ words, 35 min) | A letter to the newspaper saying what you think, with at least 3 arguments | Optional format | Formal |
Two consequences. In the TCF, read the prompt for the reader's status first: it decides your opening, your vous or tu, and your closing, and FEI's writing criteria include fit with the situation (adéquation à la situation de communication). In the TEF, Le français des affaires (LFA) is blunt: writing Section B as a formal letter with an official header "ne rapporte aucun point", and the letter form is "pas du tout obligatoire". A short opening and closing are still worth having, because they show the register in a few seconds.
The exam layout: what to keep, what to skip
A real French business letter has addresses, a place and date, a subject line and references. In an exam, most of that is dead weight.
| Element | Real letter | Exam (TCF or TEF) |
|---|---|---|
| Sender and recipient addresses | Yes | Skip. No marks, and it costs TCF words. |
| Place and date (Montréal, le 22 octobre 2026) | Yes | Skip. |
| Subject line (Objet : …) | Yes | Optional in a formal email or complaint: 3 to 5 words that frame the task. |
| Form of address | Yes | Keep. It sets the register. |
| Paragraphs | Yes | Keep. One idea each. TEF Section A explicitly asks for several. |
| Closing formula | Yes | Keep, one line. |
| Signature | Yes | A first name or a neutral name is enough. |
Opening formulas by reader
| Reader | Opening | Notes |
|---|---|---|
| A company, an agency, an unknown person | Madame, Monsieur, | The safe default. Comma, then a new line with a capital. |
| A known woman or man, formal | Madame, / Monsieur, | No surname in a formal letter: not Monsieur Tremblay,. |
| Someone with a title | Madame la Directrice, / Monsieur le Maire, | Repeat the title in the closing. |
| A newspaper | Madame, Monsieur, or Madame la Rédactrice en chef, | The first is enough for TEF Section B. |
| A group (council, association) | Mesdames et Messieurs les conseillers, / Chers membres, | Plural readers always take vous. |
| A manager or client, by email | Bonjour Madame, / Bonjour Monsieur Roy, | Common in Canadian workplace email; less formal than a letter. |
| A colleague you know | Bonjour Julie, / Chère Julie, | Semi-formal. Check the prompt for tu or vous. |
| A friend | Cher Marc, / Chère Sophie, / Salut Julie ! | Informal: tu. |
Then say why you're writing in your first sentence. Useful formal openers: Je vous écris au sujet de… · Je me permets de vous contacter afin de… · À la suite de notre échange du… · Je souhaiterais obtenir des renseignements sur… Prefer À la suite de to Suite à, which is everywhere in emails but criticised in careful writing.
Closing formulas by register
| Register | Closing | Use it for |
|---|---|---|
| Formal letter | Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. | Complaints, requests, a newspaper. |
| Formal letter, shorter | Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. | Same, when words are tight. |
| Formal email | Je vous remercie par avance de votre réponse. Cordialement, | An agency, a landlord, a service. |
| Semi-formal | Merci d'avance et bonne journée, / Bien à vous, | A colleague, neighbours. |
| Informal | À bientôt ! / Je t'embrasse, / Bises, | A friend or family. |
The rule markers notice: the closing repeats your opening exactly. If you opened with Monsieur le Maire,, close with Je vous prie d'agréer, Monsieur le Maire, …. And choose one closing: a full Je vous prie d'agréer… followed by Cordialement is a double ending.
Before the closing, a short action sentence makes the letter feel finished: Dans l'attente de votre réponse, … · Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. · Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir me répondre rapidement. The full list, with English meanings, is in our free TCF and TEF writing phrases.
Vous or tu: decide once, then check every form
Vous goes to anyone you don't know, anyone above you, any organisation and any group. Tu is for a friend, family or a close colleague, and only when the prompt makes that relationship clear. In many Canadian workplaces colleagues switch to tu quickly, but the exam rewards adapting to the status given in the prompt: when in doubt, use vous.
The decision is easy. Keeping it is where marks go. Once you choose vous, every one of these must follow:
- Possessives: votre annonce, vos services, never ton / ta / tes.
- Object pronouns: je vous remercie, je vous ai envoyé, never je te remercie.
- Imperatives: Contactez-moi, Veuillez trouver…, never Contacte-moi.
- Questions: Pourriez-vous… ? Seriez-vous disponible… ?
And watch agreement with a polite vous to one person: Vous êtes certaine, Madame ? The adjective agrees with the real person (feminine singular), even though the verb is plural.
Register traps in formal letters
| Too casual or incorrect | Formal | Why |
|---|---|---|
| Salut, / Coucou, | Madame, Monsieur, | Informal greetings break the register at once. |
| Je sais pas, c'est pas normal | Je ne sais pas, ce n'est pas normal | Keep ne in writing. |
| On a eu un problème | Nous avons rencontré un problème | On for "we" is spoken. |
| ça | cela | Ça is fine in a message to a friend. |
| svp, rdv, cc, merci!!! | s'il vous plaît, rendez-vous, merci. | No abbreviations, no stacked punctuation. |
| Je veux un remboursement. | Je souhaiterais être remboursé(e). | The conditional softens a demand. |
| Céduler une rencontre | Planifier une réunion | Céduler is an anglicism (from "schedule"). |
| Appliquer pour le poste | Postuler au poste | Anglicism (from "apply for"). |
| Adresser un problème | Régler / traiter un problème | Anglicism (from "address an issue"). |
The opposite trap exists too: Je vous prie d'agréer… at the end of a message to a friend is just as wrong as Salut to a landlord. Our list of common French writing mistakes in the TCF and TEF covers the grammar side of register.
Model 1: TCF Canada task 1, a formal email
Je vous écris au sujet du chauffage3 de mon appartement, au 45, rue des Érables. Depuis lundi, les radiateurs ne fonctionnent plus4 et la température ne dépasse pas 16 degrés, alors que les nuits sont déjà froides.
J'ai vérifié le thermostat et les disjoncteurs, sans résultat.5 Pourriez-vous envoyer un technicien6 dans les plus brefs délais ? Je suis disponible tous les jours après 17 heures7, ainsi que le samedi.
Je vous remercie par avance de votre intervention.
Cordialement,8Karim Benali
Why it works
- 1A short subject line frames the message: optional, but useful in a complaint.
- 2The safe formal opening for an organisation.
- 3Purpose in the first sentence.
- 4Precise facts (since when, what, how cold) instead of « ça ne marche pas ».
- 5Shows what you've already tried, which makes the request credible.
- 6The conditional (« Pourriez-vous ») turns a demand into a polite request.
- 7Practical details make the request easy to act on.
- 8A formal email closing. A full « Je vous prie d'agréer… » would also work, at the cost of about 10 words.
Model 2: TCF Canada task 2, a letter to several readers
Task 2 adds two things to task 1: you recount an experience in past tenses, and you comment on it for a goal (here, to claim something).
Le 14 octobre dernier, j'ai assisté, avec une quarantaine d'habitants du quartier, à la réunion publique2 consacrée au projet de piste cyclable sur le boulevard des Érables. Je tiens à vous faire part de3 mes impressions.
La présentation des ingénieurs était claire4 et les plans m'ont paru convaincants. En revanche, le temps réservé aux questions a été beaucoup trop court5 : à peine vingt minutes pour une trentaine de demandes de parole. Plusieurs parents sont repartis sans avoir pu exprimer leurs inquiétudes6 concernant la sécurité des enfants près de l'école.
C'est pourquoi, au nom de nombreux riverains, je vous demande7 d'organiser une seconde séance, entièrement consacrée aux échanges avec les habitants.
Je vous prie d'agréer, Mesdames et Messieurs les conseillers, l'expression de mes salutations distinguées.8Amina Diallo
Why it works
- 1A plural formal address: several readers, so vous throughout.
- 2Context in one sentence: when, who, what.
- 3« Je tiens à vous faire part de » announces the purpose formally.
- 4A balanced opinion: a positive point first…
- 5… then a contrast with « En revanche », supported by figures.
- 6A concrete consequence, which justifies the request.
- 7The request, linked to what came before with « C'est pourquoi ».
- 8The closing repeats the form of address.
Model 3: TEF Canada Section B, a letter to the newspaper
Here the letter is a vehicle for an argument. LFA's advice for Section B: start with a simple introduction, avoid long generic introductions and conclusions (markers don't take them into account), and develop your arguments with examples.
Madame, Monsieur,
J'ai lu avec intérêt, dans votre dernière édition, la proposition d'imposer des heures de bénévolat à tous les lycéens.1Si je partage la volonté d'encourager l'engagement des jeunes, je ne crois pas que l'obligation soit la bonne méthode.2Tout d'abord, le bénévolat repose sur un choix libre.3 Les jeunes qui s'engagent aujourd'hui le font parce qu'une cause les touche, et c'est précisément ce qui rend leur aide si précieuse. Imposé, il devient une corvée de plus dans un emploi du temps déjà chargé, et l'on risque d'obtenir l'effet inverse : des adolescents qui associent l'entraide à une contrainte scolaire.
Ensuite, les associations n'ont pas toujours les moyens d'accueillir des milliers de jeunes peu motivés. Encadrer un bénévole demande du temps et de la formation. Or, la plupart de ces structures fonctionnent déjà avec très peu de personnel.4
Enfin, une telle mesure pénaliserait les élèves qui travaillent après les cours5 pour aider leur famille. Pour eux, quelques heures obligatoires de plus seraient une charge injuste.
Certes, certains jeunes n'osent pas franchir la porte d'une association6 et auraient besoin d'un premier coup de pouce. Il serait donc préférable de valoriser le bénévolat, par exemple en le mentionnant dans le dossier scolaire, plutôt que de l'imposer.7
Encourager plutôt qu'obliger8 : voilà, à mon avis, la meilleure façon de former des citoyens engagés.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.9Why it works
- 1The statement is rephrased, not copied, and the position is clear by the second sentence.
- 2A concessive « Si » acknowledges the goal before disagreeing; « je ne crois pas que » takes the subjunctive.
- 3Argument 1, with its consequence.
- 4Argument 2, sharpened with « Or ».
- 5Argument 3: a group the measure would treat unfairly.
- 6Concession: the strongest point on the other side, admitted…
- 7… then turned into a counter-proposal, with a concrete example.
- 8A one-line conclusion that restates the position, without a generic summary.
- 9One closing line, matching the opening.
Compare it with the "for" letter in our TEF Canada writing examples: same frame, opposite position. The frame takes a few seconds to write. The marks are in the three arguments.
Your turn: two timed letters
Write a TCF task 1 message on the prompt below, then a TEF Section B letter on the bénévolat prompt above, taking the opposite side. Before you check the count, run the checklist under the counters.
Tâche 1 : Vous avez commandé un ordinateur sur un site Internet. Il est arrivé avec l'écran cassé. Écrivez un message au service client pour décrire le problème et demander une solution. (60 mots minimum, 120 mots maximum)
0 wordsTarget: 60–120 words
60 more to reach the minimum
Counting rule: we count words separated by spaces, so "l'homme" counts as one word. Counts on the exam may differ slightly; aim for the middle of the range.
Section B : « Il faudrait rendre le bénévolat obligatoire pour tous les lycéens. » Écrivez une lettre au journal pour dire ce que vous en pensez (200 mots minimum). Développez au moins 3 arguments pour défendre votre point de vue.
0 wordsMinimum: 200 words (no maximum)
200 more to reach the minimum
Counting rule: we count words separated by spaces, so "l'homme" counts as one word. Counts on the exam may differ slightly; aim for the middle of the range.
The 12 minutes for task 1 is our suggestion: the TCF gives one 60-minute block for all three tasks. TEF Section B has its own official 35-minute limit.
Reader and register
Who is the reader in the prompt? Opening, vous or tu, and closing all match that reader.
Every form agrees
Scan for ton/ta/tes/te in a vous letter, and for imperatives in the wrong person.
The task, not the frame
Every point the prompt asks for is there. No addresses, no dates, no generic paragraph. TCF: inside the word range. TEF: above the minimum.
For instant feedback, use the TCF Canada writing practice or the TEF Canada writing practice, or pick a task type in the TCF Canada writing drills and TEF Canada writing drills. Then sit the writing section of a free mock test, TCF Canada mock test 2 or TEF Canada mock test 2 under real timing. The TCF Canada practice test and TEF Canada practice test hubs cover the other skills.
Our take
The formal frame is a few memorised lines, so learn them once and stop worrying about them. What examiners actually judge is whether you wrote to the right reader in the right register, did everything the prompt asked, and, in TEF Section B, argued well. Keep the frame short, keep vous consistent, and put your words where the marks are.